Avainhallinta, yksi sana – monta merkitystä

Kysyn usein eri tilanteissa- Mitä on avainhallinta? Saan paljon erilaisia vastauksia.

Vastaajina on kiinteistösihteereitä, huoltomiehiä, isännöitsijöitä, kiinteistömanagereja, turvallisuuspäälliköitä, yrittäjiä, opiskelijoita…

Olen vuosia koonnut listausta vastauksista.

Melko valistunut vastaus on ” Se on sitä että tiedetään missä mikäkin avain on…”

Kun esitän jatkokysymyksen, että miten se varmistetaan, että tiedetään, tulee seuraavanlaisia vastauksia;

  • Me ollaan hyvin tarkkoja kenelle avaimia annetaan…
  • Sillä, että ne mapit on siellä ja ne hoitaa….
  • Olen ulkoistanut sen …
  • Pääkäytön kauttahan ne kirjataan…
  • Meillä on vihkokirjanpito ja kuittauslappujen säilytystä…
  • Tilaan työn aina saman lukkoliikkeen kautta, eikös ne siellä tiedä missä mikäkin on ?
  • Lukkoliikkeeni / huoltoyhtiöni hoitaa ne…
  • Mä tiedän kenelle mä olen ne antanut….

Viimeisin vastaus edellisistä on ehdottomasti suosikkini.

No entäpä sitten vastaukset sellaisilta henkilöiltä tai tahoilta, joilta hankitaan avainhallintapalveluja. Lukkoliikkeet, turva-alan yritykset ja huoltoyhtiöt. He ovat vastanneet mm. näin;

  • Ne tilaa aina meiltä lisäavaimet ja sarjanmuutokset …
  • Meillä on asiakkaiden kansioita …
  • Meillä on asiakkaiden avaimia …
  • Ne hakevat uudet avaimet meiltä ja me otetaan vastaan kun tulee palautuksia…
  • Me avaamme oven kun asukas on unohtanut oman avaimensa kotiin..

Vastauksista jo huomaa, että yhdellä sanalla on monta eri merkitystä, riippuen keneltä kysyy. Mitään tieteellistä käsitettä sanalle ei ole olemassakaan.  Siksi onkin tärkeää että varsinkin palvelun ostaja tarkentaa, mitä palvelua hän saa, kun hankkii avainhallintaa.

Kun puhutaan avainhallinnasta, saatetaan tarkoittaa lisäavainten ja sarjoitusten toimitusta ilman mitään sen kummempaa avainhallintapalvelua. Vastaavasti avainhallinta voi olla täydellistä avainten- ja turvallisuusjärjestelmien kokonaisvaltaista hallintaa jossa palvelu todella on mietitty sitä toteuttavan tahon kanssa.

Avainhallintapalvelua

Mikäli yrityksen palveluvalikoimaan kuuluu avainhallinta, on tärkeä myös avata asiakkaalle sen sisältö. Mitä ja miten todella tehdään kun hallinnoidaan avaimia?

Yllätykseksi voi osoittautua, että avainten hallinnointi perustuu vihkokirjanpitoon ja käsikuittauksiin. On ajauduttu ajan saatossa toimitapoihin, joista ei sen tarkemmin ole mietitty.

Tapaan usein ihmisiä jotka ovat saaneet avainhallinnan muiden hommien lisäksi hoidettavakseen, ilman että on saanut sen tekemiseen mitään koulutusta tai perehdytystä.   Avainten säilytystä ei ole myöskään tarkemmin mietitty. Ns. järjestelmä voi olla sellainen että jos jostain häviäisi  tai ei palautettaisi, niin kukaan ei edes huomaisi asiaa.

Apua ja osaamista miten avainhallinta tehdään ammattimaisesti. #avainhallinta

Yksi kommentti artikkeliin ”Avainhallinta, yksi sana – monta merkitystä

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s