Lukitus modernisoituu- hallinnointitavat ei

Nykyteknologia mahdollistaa meille kulkemisen hallinnan ja seuraamisen aivan eri tavalla kuin esimerkiksi 30 vuotta sitten. Metallisista avaimista on siirrytty biometrisiin tunnisteisiin ja kulkemisesta jää nykyään muukin jälki kuin avainpesän kuluminen. Lukituksen modernisoituessa, kulunhallintatarpeiden muuttuessa sekä tekniikan halventuessa myös kulkemisen järjestelmien määrä kasvaa.

Teoriassa voisi kuvitella, että mitä enemmän käytössä on järjestelmiä, sitä turvallisempaa kiinteistöyhtiöissä on. Järjestelmien määrän myötä kasvavat kuitenkin myös ylläpidon kustannukset ja puutteellisesta ylläpidosta aiheutuvat turvallisuusriskit. Eikä turvallisuuskaan olennaisesti lisäänny vaan saattaa jospa heikentyä, jos järjestelmät ei kunnioita toisiaan tai niitä ei ylläpidetä järkevästi.  Ylläpidossa tulee vastaan yllätyksiä sekä kustannusten että lainsäädännön osalta: järjestelmiä hankkiessa kiinnitetään huomiota teknisiin mahdollisuuksiin, mutta unohdetaan arvioida pitkäaikaiskustannuksia ja hallinnointitarpeita.

Esimerkki järkevästä kulkemisen ratkaisusta?

Perinteisesti asunto-osakeyhtiöissä on totuttu käyttämään koko talon kattavaa lukitusjärjestelmää, jossa asukas pääsee yhdellä avaimella kaikkiin hänelle sallittuihin tiloihin. Tämän lisäksi esimerkiksi porrasovien kulkua on hallittu kello-ohjauksella tai koodilukolla. Porrasovien kello-ohjauksella on varmistettu, että ovet ovat lukittuna öisin. Koodilukolla taas on pystytty helpottamaan kulkemista niiden osalta, joilla ei ole omaa kotiavainta – perheenjäsenet, tai vaikka vieraat, postinkantajat ja pitsakuskit.

Tällainen kokonaisuus on ollut kohtuullisen helppo ottaa käyttöön, asukkaiden on helppo kulkea kotiinsa, eikä ylläpidosta ole maksettu juuri kuluja.  Taloyhtiö, jossa on vain yksi kulkemisen järjestelmä tai yhdenlainen tapa kulkea, alkaa olla harvinaisuus, ehkä jopa museoitava aarre. Mutta millainen on “modernin teknologian taloyhtiö” pahimmillaan?

Kun tarvitset viisi eri avainta päästäksesi kotiin

Käytän esimerkkinä erästä vuoden 2019 alussa valmistunutta taloyhtiötä, jossa on hieman laskentatavasta ja asukkaan tarpeista riippuen ainakin viisi eri kulkemisen järjestelmää. Kohteessa on asuntojen lisäksi liiketiloja sekä parkkihalli, joka on naapuritalojen kanssa yhteinen.

Kulkemisen hallinta on toteutettu seuraavasti:

  1. Asunnon ovissa ja yleisissä tiloissa kuten pyörävarastossa, jätehuoneessa ja irtainvarastossa on perinteinen mekaaninen lukitus.
  2. Kadunpuoleisesta porrasovesta voi kulkea sisään:
    • Asuntokohtaisella mekaanisella avaimella
    • Koodilla
    • Kulkutunnisteella
    • Kaukosäätimellä (talossa liikuntarajoitteisten käyttöön suunniteltuja erityisvarusteltuja esteettömiä asuntoja, joiden asukkaiden käytössä kaukosäätimet ovat)
  3. Sisäpihan puoleisesta ovesta voi kulkea sisään
    • Asuntokohtaisella mekaanisella avaimella
    • Ovipuhelimella soittamalla (jolloin ovi avataan asunnosta)
  4. Pysäköintihallin nosto-ovi, josta auto ajetaan sisään ja ulos, toimii ns. GSM-avauksella (aukeaa soittamalla tiettyyn numeroon).
  5. Pysäköintihallista porraskäytävään johtava ovi avautuu tunnisteella, joka pohjautuu eri järjestelmään kuin kadunpuoleisen porrasoven lukitus.
  6. Liiketilojen käyttäjille on oma takaovi, jossa on mekaanisen lukituksen lisäksi koodilukko.
  7. Kerho- ja saunatilojen sisäänpääsy on hallittu kello-ohjauksella. Ovet ohjataan olemaan auki kerhotilavarausten, lenkkisaunojen ja huoneistokohtaisten saunavuorojen mukaan. Ja se niihin liittyvä varausjärjestelmä – äh, en yritä edes selittää.

Asukas, jolla on auto ja autopaikka kohteessa, tarvitsee siis kotiin päästäkseen:

  1. Mekaaniset avaimet
  2. Parkkihallin tunnisteen
  3. Porrasoven tunnisteen
  4. GSM-numeronsa, joka toimii avaimena nosto-oveen
  5. Koodin, jonka voi tarvittaessa antaa ystävälle tai pitsakuskille, joka sattuu tulemaan kadun puolelta sisään (eikä kävele sisäpihalle, josta voisi soittaa ovipuhelimella ja pyytää avausta…)

 

Pieni unohdus, isot ylläpitokulut

En käy lainkaan läpi sitä, miten ihmeessä asukas saa muuton yhteydessä hallintaansa kaiken kulkemiseensa tarvittavan. Pohditaan sen sijaan tilannetta, jossa asukas sattuu hävittämään yhden tai useamman näistä kulkemisen välineistä: unohtaa tai kadottaa koodin, tunnisteen tai mekaanisen avaimensa. Hän ilmoittaa asiasta isännöitsijälle ja sieltä asiaan reagoidaan – miten?

Tässä tapauksessa kulkemisen järjestelmien hallinnointi on hajaantunut neljälle eri toimijalle. Isännöitsijältä lähtee siis mahdollisesti jopa neljään eri paikkaan palvelupyyntö, joilla kadonnut tai unohtunut kulkemisen tunniste poistetaan käytöstä ja tilalle luodaan uusi. Siis neljä eri toimijaa joutuu tekemään työtä, jotta yhden henkilön unohdus pystytään korjaamaan.

Tämän lisäksi kulkemisen tiedon keräämisessä ja kirjausten yhtenäisyydessä on puutteita. Esimerkiksi järjestelmistä kolme käyttää omaa erillistä verkkoyhteyttään eri verkkojen kautta. Kulkemisen tietoja kerääntyy useampaan eri järjestelmään – osaan käyttäjä- ja tunnistetasolla, osaan ei.

Kohteen todellisia vuosikustannuksia ei ole vielä päästy laskemaan, sillä kalenterivuosi ei ole vaihtunut ja varmasti joku on vielä unohtanut tai jättänyt laskuttamatta jotain, jota myöhemmin selvitetään. Pääsääntöisesti voi todeta, että mitä monimutkaisempaa hallinnointi ja ylläpito on, sitä suuremmat vuosikustannukset siitä kiinteistöyhtiölle koituu.

Suunnittele hankinta ja valitse palveluntarjoajat huolella

Syynä monimutkaiseen hallinnointiin voivat olla esimerkiksi rakennusliikkeen hankintavaiheessa tekemät sopimukset järjestelmien hallinnoinnista. Valitettavan monella toimijalla on haasteita ymmärtää kulunhallintajärjestelmien kokonaisuus, josta voi rakentua mittavampikin ICT-järjestelmäarkkitehtuuri. Jo hankintavaiheessa pitäisi suunnitella, miten järjestelmät keskustelevat keskenään ja mitä tietoa kuhunkin on tarpeen kerätä unohtamatta tässä yhteydessä henkilörekistereihin ja tietosuojaan liittyviä asioita.

Smart city and communication network concept.

Lukituksen ja turvatekniikan ylläpitoon on vaikea löytää toimijaa, jolta löytyisi osaaminen ja halu hallinnoida ja ylläpitää kaikki esimerkkikohteessa käytetyt järjestelmät. Järjestelmien ylläpidosta on saatettu myös tehdä jo hankintavaiheessa sopimus, jota ei ole mahdollista purkaa tietyn ajan tai sopimuskauden sisällä. Asennetuista järjestelmistä ja niiden ylläpidosta aiheutuu jatkuvasti kustannuksia, vaikka erityistä ylläpitoa ei tarvita tai muutosta vaativia tapahtumia ei sattuisikaan.

Osaamisen lisäksi haasteena on löytää hallinnointiin toimijat, jotka täyttävät lakisääteiset velvoitteensa. Kulunhallintaan liittyvät ohjelmointi- ja pääkäyttötyöt ovat turvallisuusalan elinkeinoluvanvaraisia työtehtäviä, eikä järjestelmiä siten saa ”rassata” ja pääkäyttää kuka vain. Jokainen kulkemisen tietoja keräävä järjestelmä muodostaa myös henkilörekisterin, josta tulee tehdä henkilörekisteriseloste: mitä tietoja kerätään, miksi, ja kuka niitä voi käsitellä.

Varaudu käytännön tuomiin kuluihin

Eräs isännöitsijä totesi lakonisesti: ”Kyllä ennen vaan oli helppoa, kun oli vain yksi lukitusjärjestelmä – lukkokansion kun vei lukkoliikkeeseen, sen säilytys ei maksanut mitään. Meillä oli vain yksi paikka, johon soittaa, kun piti tilata lisää avaimia tai tehdä lukitukseen muutoksia… ”

Niin, oliko ennen kaikki paremmin? Ei ehkä kuitenkaan kaikilta osin. Modernit kulkemisen järjestelmät luovat meille turvallisempaa arkea, mutta emme vielä osaa hallinnoida järjestelmiä oikein. Asuntojen ja toimitilojen käyttötarpeet muuttuvat ja on hyvä, että meillä on vaihtoehtoisia tapoja ratkaista kunkin kohteen kulunhallinnan haasteet.

Kokonaisratkaisujen tarjoaminen ja toteuttaminen on myös monen järjestelmätoimittajan missio, mutta hankintahetkellä sorrumme silti päätöksiin, jossa kokonaisuutta ei huomioida. Esimerkkikohteessa huomattavasti pienemmällä määrällä järjestelmiä olisi saatu paljon hallitumpi ja käyttökustannuksiltaan edullisempi lopputulos.

Taloyhtiöiden päättäjät – huomioikaa siis jo investointihetkellä järjestelmien ylläpidon ja pääkäytön kustannukset. Kirjatkaa hankittavasta järjestelmästä seuraavat tiedot niin käytännön elämä ja kulut eivät tuota yllätystä:

  • Hankintahinta
  • Dokumentaatio
  • Ohjelmiston ylläpitomaksu
  • Verkon ja verkkoyhteyden kustannukset
  • Korjaus- ja huoltohinta
  • Uuden tunnisteen tai avaimen hinta sisältäen kulkuoikeuden aktivoinnin ja/tai passivoinnin
  • Määräaikaisen kulkuoikeuden eli avainlainan valvonta ja/tai ohjelmointi
  • Materiaalin ja tunnustietojen säilytys ja haltijat
  • Rekisteriseloste
  • Toimijan lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen, kuten turvallisuusalan elinkeinolupa turvaurakointiin

 

 

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s