Avainhallinta

Avain, tunniste, tägi, kulkukortti, sormenjälki… mikä tahansa kulkemisen väline eli avain.

Avainturvallisuus on tärkeä osa lukituksella aikaansaatua suojausta. Avainturvallisuus muodostuu avainhallinnasta ja säilytyksestä, valitusta avainturvallisuustasosta sekä avaimen käyttöoikeudesta ja siihen liittyvästä sarjoituksesta tai ohjelmoinnista.

Tärkeä osa kiinteistön kokonaisturvallisuutta ja elinkaarikustannuksia

Hankittujen järjestelmien ylläpito muodostaa elinkaarensa aikana yleensä huomattavasti isomman kuluerän kuin itse järjestelmäinvestointi. Hyvällä ja järjestelmällisesti toteutetulla avainhallinnalla on iso merkitys kiinteistön turvatekniikan elinkaarelle ja luonnollisesti myös turvallisuudelle.

Avainturvallisuus on viime kädessä käyttäjän huolellisuutta ja avainten oikeaa hallinnointia sekä säilytystä, mutta miten se tulisi tehdä? Tiedätkö miten sinun kiinteistösi avaimia hallitaan?

Onko sinun avainhallintasi kunnossa?

Asiasta kannattaa ottaa selvää. Selvitä, miten asia hoidetaan sinun organisaatiossasi, kiinteistössäsi tai palveluntuottajallasi. Onko laatutaso riittävä, ja tukeeko toimitapa investoinnin mahdollisimman pitkää elinkaarta?

Avainten hallintaa ohjeistaa mm. Finanssiala. Käytännössä Finanssialan Avainturvallisuusohje sitoo vakuutusehtojen ja mahdollisen vahingonkorvauksen osalta jokaista toimijaa, joka avaimia hallinnoi.

Huomioita ohjeistuksesta

  • Avaimilla tulee olla nimetty vastuuhenkilö – tämä on tyypillisesti esim. taloyhtiöissä isännöitsijä.
  • Luovutus on tehtävä käyttötarpeen mukaan ja kuittausta vastaan: katso tästä esimerkki avainkuittauksesta.
  • Palautuksien seurannasta on huolehdittava.
  • Avaimet on säilytettävä ja merkittävä siten, että niitä ei voi yhdistää tiettyyn kohteeseen.
  • Avainten säilytystä ohjaa avausmäärä – ei avainmäärä.
  • Rakenteelliset suojausvaatimukset tilalle ja säilytykselle tulee täyttyä.

Säilytys

Avaimia tulee säilyttää isännöintitoimistossa, huoltoyhtiössä tai missä tahansa toimijalla  tilassa, jossa täyttyvät seuraavat kriteerit:

  • Tila on hälyttimillä suojattu ja tilaan pääsy on valvottua.
  • Matalalla olevissa ikkunoissa on kalterit.
  • Avainturvakaapit on kiinnitetty seinän rakenteisiin ja kaapit täyttävät avausmääriä vastaavat standardivaatimukset.
  • Autoissa avaimia kuljetetaan lukituissa säilytyslaatikoissa.
  • Käytettäessä avaimen tulee olla ”Haltijan välittömässä hallussa”.

Käytännön hallinnointi

Tärkein lenkki avainhallinnassa on kuitenkin ihminen ja hänen toimitapansa – miten hän siis työnsä suorittaa. Yleisimmät puutteet avainhallintaa tuottavissa organisaatioissa (mm. isännöintitoimistot, lukkoliikkeet, huoltoyhtiöt, vartiointiliikkeet, kunnan kiinteistötoimi) ovat:

  1. Arvostuksen puute
    Avainhallintaa ei arvosteta, ei oteta tosissaan, eikä siihen haluta panostaa.  Syytetään järjestelmiä kun ongelma on tekemisessä.
  2. Vastuunrajaus
    Yritykset ja henkilöt eivät tiedosta vastuutaan ja toimitapojensa vaikutusta.
  3. Osaamisen, koulutuksen, perehdytyksen puute, sekä työvälineiden, toimitilojen ja kaluston puutteet. Prosessia ei ole avattu, eikä sitä tuoteta systemaattisesti, tehtävää ei ole ns. pureskeltu. On vain ajauduttu toimimaan tietyllä tavalla, joka ei tue turvallisuutta eikä investoinnin elinkaarta.
  4. Ajankäyttö
    Tarkalle, täsmälliselle ja turvalliselle työlle ei anneta aikaa – nopeus ei ole hyve! Avaimen käsittelyn arvo vrt. pankkitapahtuma.
  5. Asiakas- ja henkilötietojen huolimaton käsittely
    Passit, ajokortit, vuokrasopimukset, maksusitoumukset, lähetteet, kohdetiedot, avaimet, maksutiedot jne. käsitellään ja säilytetään miten sattuu.
  6. Huolimaton tai hoitamaton IT-turvallisuus
    On hyvä tarkistaa, että suosituksen mukaiset säilytys- ja hallinnointikäytännöt täyttyvät myös käytettävien laitteistojen ja ohjelmistojen osalta ja niitä täytyy tehostaa tarpeen mukaan.

Avainhallintapalvelujen hankinta

Mikäli avainten hallintaan ei tilojen, toimintojen, henkilöresurssien ja työvälineiden osalta halua tai pysty panostamaan, palvelu kannattaa ostaa. Tyypillisesti avainhallinta ulkoistetaan huoltoyhtiöön, lukkoliikkeeseen tai muulle alan toimijalle.

Hyvä tapa ohjeistaa ja sitouttaa palveluntuottajat on liittää palvelusopimuksen ehtohin, että palvelua tuotetaan Finassialan avainturvallisuusohjeen mukaisesti. Tämän lisäksi tulee tarkentaa muut omat tarpeet, toiveet ja yksityskohdat palvelun sisällölle.

Kilpailuta palveluntuottajat ja vaadi laatua

Palvelusopimuksessa avainhallinnan osalta tulee sopia perustietojen lisäksi:

  • Kenen käskystä ja kenen hyväksynnällä avaimia luovutetaan
  • Missä materiaalia, tunnisteita ja avaimia säilytetään
  • Millä työvälineillä toimenpiteet tehdään ja mihin kirjauksen tallennetaan
  • Henkilörekisterin velvoitteet

Tarvitsetko apua avainhallintaan? KeyCon auttaa kaikissa tilanteissa: kun tuotat palvelua itse tai kun haluat varmistaa, että palvelun hankinta tulee hoidettua hyvin.

Ota yhteyttä, keskustellaan miten voimme olla avuksi >>