Case Inno Isännöinti

Hyvin hoidettu avainhallinta on selkeästi tuottava investointi, ei pelkästään kulu. Tässä case-esimerkissä kysymyksiin vastaa Inno Isännöinnin toimitusjohtaja Heidi Kjellman, jolla on pitkä ja merkittävä kokemus isännöinnin toimialasta.

Heidi Kjellman toimitusjohtaja Inno Isännöinti Oy

Heidi Kjellman toimitusjohtaja Inno Isännöinti Oy

Kuinka tuttu koko avainhallinta prosessina alalla on ja mitä käytäntöjä siellä noudatetaan? Annetaan Heidin vastata!

Pääsääntöisesti isännöintitoimistoissa asiakkaiden avainten hallinnointi on hyvin kirjavaa. Avaimia säilytetään kassakaapissa – jos sellaista yleensä edes on – ja joskus jopa pöytälaatikoissa. Pahimmillaan ne roikkuvat isännöitsijän omassa avainnipussa!

Avaimet ovat usein vajavaisesti merkittyinä esimerkiksi Minigrip-pusseissa tai pelkällä lenkillä yhdistettynä. Avaimia myös käsitellään eri henkilöiden toimesta ja huolestuttavan kirjavalla tavalla.

Ennen KeyConin avainhallintaprojektia meillä oli Innossa käytössä omaan järkeilyyn perustunut tapa säilyttää avaimia, mutta siinä oli kuitenkin runsaasti puutteita täsmällisen ja tosiaikaisen tiedon osalta. Yhtiömme kasvun myötä Inno Isännöintiin liitettiin muita isännöintitoimistoja ja heilläkin oli ollut omat tapansa avainhallinnan hoitamisessa.

Varmaankin koko isännöintialaa laajasti koskevana yhteenvetona voisi sanoa, että järjestelmällistä avainhallintaa ei ole edes olemassa, vaikka avaimet liittyvät mitä suurimmissa määrin esimerkiksi vakuutuksiin ja niiden korvauksiin. Olemme huomanneet hyvin hoidetun avainhallinnan olevan selkeästi tuottava investointi, eikä pelkästään kuluerä!

Mikä oli varsinainen tai suurin syy miksi Innossa päätettiin käyttää KeyConin palveluja?

Meille avainhallinta-asian hoitaminen tuli hyvin ajankohtaiseksi, kun toimintamme laajeni yritysostojen seurauksena moninkertaiseksi.  Tilanteen johdosta meille tuli useamman eri yrityksen erilaisia tapoja ja käytäntöjä huolehtia asiakkaiden avaimista, minkä lisäksi konkreettisia avaimiakin oli valtavasti.

Tarve yhdistää käytännöt ja selkiyttää tilanne oli välttämätön. Samalla päätimme käydä läpi koko siihen mennessä kertyneent avainkuormamme. KeyCon teki meille kattavan avainkartoituksen, penkoi konkreettisesti avainlaatikkomme ja selvitti kohdekohtaiset tilanteet. Tämän pohjalta laadimme jatkosuunnitelman ja päätimme ostaa tietyt avain- ja lukostotoiminnot palveluntuottajalta. KeyCon auttoi meitä kilpailuttamaan palveluntuottajat ja siirtämään hallittavan materiaalin.

Jatkossa avainasiat ovat järjestyksessä ja palveluntuottaja sekä automaattiset järjestelmät valvovat avaintemme liikkumista. Tiedän, ettei yksikään avaimistamme ole teillä tietymättömillä ja toisaalta kaikki vanha ja ylimääräinen on laitettu metallinkierrätykseen. Asia on selkeä ja hallussa. Tämän asian osalta nukun yöni rauhassa.

 

 

Miten teillä Inno-Isännöinnissä vastaanotettiin ulkopuolisen asiantuntijan asioihin puuttuminen, ja miten se on vaikuttanut toimintaanne?

Asiasta meillä oli jo puhuttukin varsin pitkään, ja kaikille oli suuri helpotus, että otimme ulkopuolisen asiantuntijan hoitamaan projektia. Omalla väellä ja omien töiden ohella se olisikin ollut mahdoton toteuttaa!

Projektin yhtenä osana oli henkilökuntamme avainhallintakoulutus. KeyCon pitämässä koulutuksessa kertasimme avainhallintaan liittyviä käytännön toimintoja sekä asioita, joita isännöitsijän on huomioitava päättäessään kohdekohtaisista lukitus- ja turvatekniikkahankkeista. Itsellenikin oli hyvä muistutus, että pohja hyvälle avainhallinnalle luodaan turvatekniikan investointipäätöksissä, joissa on hyvä muistaa hankinnan lisäksi ylläpito. Kuka ylläpitää ja miten, sekä erityisesti mitä se maksaa.

Oletko tyytyväinen saamaanne palveluun ja näetkö, että KeyConin asiantuntemuksella olisi myös jatkossa käyttöä yrityksellenne?

Olen ollut erittäin tyytyväinen ja tulevaisuudessa tulemme käyttämään KeyConin palveluja tarpeen mukaan.  Sitä paitsi pidän kovasti Mirvan suorapuheisesta ja täsmällisestä työtavasta. Arvostan ja suosittelen ehdottomasti KeyConin avainhallintapalveluja!

Inno Isännöinti on uuden ajan asiantuntijayritys, joka edistää ammattimaista kiinteistöjohtamista sekä kiinteistöjen jatkuvaa arvon kehitystä asunto-osakeyhtiöille, kiinteistöosakeyhtiöille sekä kiinteistösijoittajille.

Inno Isännöinti Oy

Heidi Kjellman toimitusjohtaja

Isännöinnistä kiinteistöjohtamiseen – kts. Inno Isännöinti kotisivut 

Tarvitseko apua avainhallintaan? Jätä yhteydenottopyyntö>>