Case isännöintitoimisto

”Häpeillen tunnustan, että avainhallintamme oli vuosien saatossa ajautunut erittäin kyseenalaiselle tasolle. Meillä oli runsaasti asiakaskohteiden avaimia ja avainkansioita, joista osa oli ulkoistettu huoltoyhtiöille ja lukkoliikkeelle,  mutta käytännössä emme täysin edes tienneet mitä kaikkea lukostomateriaalia säilytyksessämme oli.

Harakanvarvaskuittauksista järkevämpiin järjestelmiin

Avainluovutuskuittauksia olivat hoitaneet eri henkilöt ja kuittauksia oli sekä sähköisissä järjestelmissä että vihkokirjanpidossa.  Etsimme usein harakanvarvaskuittauksista kenellä mikäkin avain mahtaa olla.

Syksyllä tilanne meinasi räjähtää käsiin. Voitimme tarjouskilpailun, jossa saimme isännöintiin 20 uutta kohdetta. Ilo isosta kaupasta vaihtui pian huoleksi: kohteiden lukosto- ja avainhallintamateriaali saapui edelliseltä haltijalta repaleisissa mapeissa, avaimet olivat muovipusseissa sekä laatikoissa ja tajusin, ettei meillä ole mitään mahdollisuuksia ottaa tilannetta sellaisenaan haltuun. Työntekijäni eivät normaalien työtehtävien lisäksi ehtineet mitenkään paneutua asiaan ja ymmärsin, ettei asia hoidu ilman apuvoimia.

Onneksi apua oli saatavilla. KeyConin asiantuntijan avustukselle laadimme toimintasuunnitelman ja käynnistimme Avainhallinta kuntoon -projektin. Projektiin kuului sekä työvälineiden että fyysisten säilytystoimintojen ja työvälineohjelmistojen selkeytys. Projektiin osallistuivat kaikki, jotka työtä normaalissa arjessa tekevät. Näin selkeytimme prosessiamme kautta linjan.

Avaimet hallintaan asiantuntijan avustuksella

KeyConin asiantuntija hoiti avainhallintaprojektiamme ammattitaidolla sekä kokonaisuuden että yksityiskohdat huomioiden. Hän hoiti uuden materiaalin haltuunoton, materiaalin inventoinnin ja kohteiden perustamisen avainhallintajärjestelmään. Saimme KeyConin ammattilaiselta myös selkeän ja innostavan koulutuksen avainhallintajärjestelmän käyttöön, mikä toi työhömme aivan uutta draivia.

Inventoinnin yhteydessä teetimme kohteistamme tilannekatsausraportin, josta saimme tietoa lukoston kunnosta ja ennustettavasta elinkaaresta. Tästä on valtavasti hyötyä jatkossa, kun laadimme PTS-suunnitelmia yhtiöillemme. Myös oma työni isännöitsijänä on nyt helpompaa, kun minulla on valmiit raportit, jotka voin esittää yhtiöiden hallitukselle.

Koko avainhallintaprojekti hoitui KeyConin ja valitsemamme lukkoliikeyhteistyökumppanin voimin. Arvostan erityisesti KeyConin asiantuntijan osaamista konsultoida avainhallinnan hoitamisesta laki ja suositukset huomioiden. Hän osasi myös tehdä ehdotukset, joilla asia sovelletaan meidän liiketoimintaan. Nyt tiedän, mihin olen yhteydessä jos vielä tarvitsen avainhallintaasioissa apua.

Tervetuloa vaan uudet kohteet, me osaamme hoitaa homman ja hyödyntää ammattilaisia!”

N.N isännöitsijä, toimitusjohtaja

Tarvitseko apua avainhallintaan? Jätä yhteydenottopyyntö>>