Case Kunta

Kuntaliitoksen myötä hallittavaksemme tuli kymmeniä uusia rakennuksia ja sen myötä melkoinen määrä myös epämääräisiä avaimia ja tunnisteita. Kohdekohtaista avainhallintaa oli hoitanut eri tahot ja pelkkiä avaimia oli laatikoittain. Avaimia myös luovutettiin ja palautettiin miten sattui.

Kukaan ei oikein edes tiennyt miten asia pitäisi hoitaa, puhumattakaan siitä, että sitä olisi ohjeistettu. Rehtorista kanttoriin ja vahtimestarista kunnanjohtajan sihteeriin kaikki jakelivat ja vastaanottivat avaimia eikä asia ollut mitenkään hallittua.

Organisaatiomuutosten keskellä pohdimme kuka ottaa selvitystyöstä kopin ja miten lähdemme organisoimaan asiaa.

Kuulimme että asiaan löytyy ammattilainen, joka on käytettävissä juuri tämän tyyppisiin tehtäviin. Pyysimme KeyConin avuksemme.

KeyCon edustaja kartoitti tilanteen olemassa olevien lukostotietojen, materiaalin ja kohdekäyntien perusteella. Selvitystyön jälkeen teimme toimintasuunnitelman yhdessä KeyConin kanssa ja teimme ns. ”Avainhallinta kuntoon – projektin”. KeyCon hoiti toteutuksesta projektipäällikön osuuden. Projektin käytännön töihin käytimme oman organisaation tekijöitä ja ulkopuolinen projektipäällikkö osoittautui tässä juuri oikeaksi ratkaisuksi.

Tilanteen selkiytyessä keskitimme avainhallinnan omassa organisaatiossa yhteen paikkaan ja koulutimme henkilöstön avainten käsittelyyn. Joidenkin toimintojen osalta turvauduimme ostopalveluun. KeyCon auttoi meitä määrittelemään palvelutarpeen, sekä auttoi tarjouspyyntöasiakirjojen laadinnassa. Käytimme myös KeyConin edustajaa oman henkilöstön avainturvallisuuskoulutukseen.

Samassa yhteydessä laitoimme alulle kiinteistöjen kokonaisvaltaisen turvatekniikan kartoituksen. Kartoituksen koosteena saamme selkeän kuvan siitä mikä tilanne kussakin kiinteistössä koko turvatekniikan osalta ja osaamme ennakoida tulevat kustannukset järjestelmien huollon ja uusintatarpeen osalta.

Meillä, kuten varmasti monessa muussakin kunnassa on runsaasti eri tyyppisiä kiinteistöjä ja kukin niistä on vielä elinkaarensa eri vaiheessa. Korjausvelkaa on paljon.

En voi kehua, että avainhallinta on kaikkien kiinteistöjen osalta vielä aukottomasti kunnossa, sillä kaikissa tapauksissa pelkkä selvitys, siivous ja toimintojen organisointi ei riitä, vaan asian kuntoon laittaminen odottaa siihen korvamerkittyä rahaa. Akuuteimmat asiat on kuitenkin hoidettu ja KeyConin ansiosta tilanne on saatu hallintaan. Tiedämme realistisesti tilanteen ja meillä on suunnitelma, jonka mukaan työstämme asiaa eteenpäin.

-Tilapalvelupäällikkö-

Tarvitseko apua avainhallintaan?
Jätä yhteydenottopyyntö>>