Case kunnan vuokrataloyhtiö

Avainhallinnan uudelleenjärjestelyt tulivat kohdallamme ajankohtaiseksi, kun sopimuskausi vanhan lukituspalvelutoimittajamme sekä kiinteistönhoitoyhtiömme kanssa oli päättymässä. Nykyisissä toimintatavoissa oli selkeitä puutteita, jotka uhkasivat sekä vaatimaamme turvallisuustasoa että turvallisuusinvestointiemme mahdollisimman pitkää elinkaarta.

Myös lakimuutos yksityisiä turvallisuuspalveluita ja turvaurakoinnin luvanvaraisuutta koskien sai meidät havahtumaan. Emme voineet enää jatkossa sisällyttää kiinteistönhoitosopimukseen siihen aiemmin kuuluneita työtehtäviä. Esimerkiksi häätösarjanmuutosten, lukkojen pienten korjaustöiden ja elektronisten lukitusjärjestelmien pääkäyttötehtävien suorittavat tahot oli pohdittava uusiksi. Vaikka lakimuutos hieman lisätyötä teettikin, oli turvatekniikan ylläpitotyöt ehdottomasti saatava luotettavien ammattilaisten hoidettavaksi. Vaikuttaahan tämä ennaltaehkäisevä laki lopulta kaikkien kohteissamme asuvien turvallisuuteen!

Selkeästä palvelukuvauksesta -sopimukseenKeyCon kunnan vuokrataloyhtiöiden avainhallinta

Tiedostimme, että palveluntuottajien kilpailutuksessa ja palvelusisällön määrittelyssä olisi tarkennettava avainhallinnan vastuita ja rajapintoja. KeyCon auttoi palvelukuvaustemme tekemisessä ammattitaidolla ja tarpeitamme kuunnellen ilman turhaa kapulakieltä tai jargonia. Sekä kokonaisuuden että pienimpienkin yksityiskohtien hallinta yhtä aikaa oli erityisen ansiokasta ja teki yhteistyöstämme sujuvaa.

Aloitimme projektin asettamalla yleiset tavoitteet yhdessä KeyConin asiantuntijan kanssa. Huomioimme koko prosessin konkreettisten avainvaihtotapahtumien turvallisuudesta oman henkilöstömme ja palveluntuottajiemme väliseen vastuunjakoon. Tavoitteisiimme kirjattiin myös muun muassa kurissa pysyvä kulupuoli ja tarkoituksenmukaiset kiinteistöhallintajärjestelmät sekä niiden käyttö. KeyConin ammattilaisen kanssa ei epäilyttänyt hetkeäkään, että joku tärkeä tai edes vähemmän tärkeä seikka olisi jäänyt huomioimatta!

Joustava yhteistyö eri palveluntoimittajien välillä kirjaimellisesti avainasemassa

Kilpailutamme palveluntuottajat säännöllisesti hankintalain mukaisesti, eli valitettavasti joudumme tekemään ratkaisuja yleensä hinnan perusteella. Toisaalta hinnan lisäksi arvostamme valitsemiemme palveluntoimittajien välistä joustavaa ja saumatonta yhteistyötä, mikä sittemmin näkyy positiivisesti työn laadussa. Perusprosessin on toimittava kitkattomasti: yhtiössämme on kymmeniä, joskus jopa satoja muuttotilanteita kuukaudessa. Näin ollen yksikään lenkki asukkaasta huoltoyhtiöön ja lukituspalvelutoimittajaan sekä remonttiliikkeestä isännöitsijään ei voi olla heikko, vaan avainvaihtojen, mahdollisten uudelleensarjoitusten ja ohjelmointien on tapahduttava joustavasti ja turvallisesti.

Yllättävät ja ennakoimattomat kulut minimiin

Havaintomme mukaan palveluntuottajat pyrkivät usein rahastamaan kaikesta ylimääräisestä, joten nyt halusimme jo lähtökohtaisesti välttää ennakoimattomat ja yllättävät kulut. Kohteisiimme hankitaan erityyppisiä uusia lukitusratkaisuja, emmekä pysty aina varautumaan kaikkeen siihen, mitä meille tulee ylläpidettäväksi. Rakennushankkeet ja kiinteistöostot elelevät omaa elämäänsä ja meidän on otettava koppi, tuli mitä tuli. Kiinteistöjen ylläpidossa korostuu entistä voimakkaammin ylläpitokustannusten tiukka kulukuri, mutta lukituspuolen ratkaisussa se ei kuitenkaan missään tapauksessa saa näkyä turvallisuustason laskuna.

Palveluntuottajiemme on oltava todellisia moniosaajia. Esimerkiksi lukituksen osalta kaikkiin kohteisiin ei asenneta samanlaisia järjestelmiä, ja ennustamme erilaisten variaatioiden tulevan jatkossa vain kasvamaan. Edellytämme palveluntuottajiltamme kaikenlaisten järjestelmien hallitsemista jatkuvaa osaamisen kehittämistä.

Ammattilainen asialla

Yhteistyömme KeyConin kanssa on ollut alusta asti avointa ja toimivaa. Koska kiinteistöjen lisäksi vastaamme myös lukemattomien ihmisten turvallisuudesta, meille oli kunnia-asia viedä projekti läpi avainhallinnan ammattilaisen kanssa. KeyConilta saamamme asiantuntijapalvelu on selkeyttänyt toimintaamme yllättävän monella taholla: vastuunjako työntekijöidemme ja palveluntuottajiemme välillä on entistä selkeämpi siinä missä olemme entistä tietoisempia kohteidemme avainten sijainneista ja haltijoista. Aluksi mielestämme mutkikkaalta näyttänyt prosessi hoitui näppärästi KeyConin ammattilaisen oltua asialla!

-Kiinteistöpäällikkö-