Monessa yrityksessä odotetaan viimeistään Joulupukilta vastaavaa hoitajaa

Miksi kiinteistöpalvelualan toimijat ovat ryhtyneet rekrytoimaan erityisesti turvallisuusosaajia?

Yhä useampi kiinteistöpalvelualan yritys etsii joukkoihinsa turvallisuusalan ammattilaista. Työvoimapulasta näyttää kärsivän jo moni muukin toimiala, mutta miksi kiinteistöpalvelualan toimijat ovat ryhtyneet rekrytoimaan erityisesti turvallisuusosaajia? Yksi suurimmista syistä näyttää olevan lakimuutos yksityisitä turvallisuuspalveluista, joka rajaa tietyt turvaurakointitehtävät vain elinkeinoluvanvaraisille toimijoille.

Kiinteistöpalvelualan toimijat tekevät myös sellaisia työtehtäviä, jotka päivittyneen lainsäädännön vuoksi ovat elinkeinoluvanvaraisia turvaurakointitehtäviä.  Turvallisuusalan elinkeinolupa edellyttää yritykseltä vastaavaa hoitajaa, jolla on turvallisuusvalvojan erikoisammattitutkinto tai vastaava. Tällaisia tekijöitä ei kiinteistöpalvelualoilla ole ennen kovin paljon nähty, mutta nyt niitä rekrytoidaan.

Ne yritykset, jotka vasta nyt heräävät ymmärtämään, että eivät vuoden vaihteen jälkeen voi tehdä jotain työtehtäviä ilman turvallisuusalan elinkeinolupaa ja vastaavaa hoitajaa, on jo todella kiire.  Tässä paniikissa nyt etsitään henkilöitä, joilla on pätevyys ja tehdään heistä vastaavia.  Osa yrityksistä uskoo myös, että näiden jäljellä olevien kuukausien aikana omasta henkilökunnasta ”joku” ehtii suorittaa tarvittavan tutkinnon.

Näen positiivisena asiana, että yhä useampi organisaatio ymmärtää turvallisuuden merkityksen ja käyttää siihen ammattilaisia. Toivon vilpittömästi, että tähän tehtävään palkattavia henkilöitä ei silti käytetä väärin, vaan heille annetaan edellytykset suoriutua työtehtävistään kunnialla.

Interesting...
Rakas Joulupukki, yksi vastaava hoitaja kiitos

Jos oletetaan vielä omalta henkilökunnalta näitä pikasuorituksia tutkintojen suhteen, niin toivon että heille annetaan sen vaatima aika ja tuki.  Olen huomannut, että erityisesti turvallisuusalan ulkopuolella työskenteleville esim. turvallisuusvalvojan erikoisammattitutkinnon (TVEAT) suorittaminen ei ole ollut helppoa. Melkein sama asia, jos puutarhurille opetettaisiin sähkötekniikkaa. On melko paljon henkilökohtaisista ominaisuuksista, taustasta ja kiinnostuksesta kiinni miten nopeasti uusi asia omaksutaan.  Neljä kuukautta on pieni aika oppia käytännössä uusi ammatti.

Jos palkkaatte uusia henkilöitä, varmistakaa että he aidosti tietävät vastuunsa ja saavat velvoitteiden täyttämiseen yrityksen johdon tuen, eikä heistä tule pelkästään paperivastuullisia.

Lakimuutoksen velvollisuuksiin ei suinkaan ole vieläkään heränneet edes kaikki turvallisuusalan yritykset, puhumattakaan sellaisista yrityksistä, jotka eivät ole tiedostaneet tekevänsä turvallisuuteen liittyviä työtehtäviä. Kiinteistöpalveluala on näistä varmasti se suurin.  Moni ennusti, että lakimuutos on puhtaasti turvallisuusalan toimijoiden etu ja tämä muutos nimenomaan tulee keskittämään turvaurakointitöiden tekemisen sinne.  Ei tainnut sittenkään käydä ihan niin.

Poliisihallituksen turvallisuusalan valvontayksikön poliisitarkastaja Jani Hämäläinen kertoo, että lakiuudistus on näkynyt ja näkyy edelleen heidän toiminnassaan, niin lupahakemusten käsittelyssä kuin myös neuvonnassa ja ohjauksessa.

Lakiuudistuksen voimaantulon jälkeen (reilun puolentoista vuoden aikana) on tullut jo yli 200 uutta yritystä lupien / hyväksymisten hakemisten sekä niiden myöntämisten myötä lupavalvonnan piiriin. Jos vielä otetaan huomioon se, että kenelläkään ei ole tarkkaa tietoa siitä, kuinka paljon luvanvaraisia tehtäviä tekeviä toimijoita vielä eri toimialoilta on lupaa hakematta, niin ainakaan lupaviranomaisilta ei varmasti työt lopu.

Myönnettyjen lupien haltijoiden joukosta löytyy jo päätoimialaltaan varsin erilaisia yrityksiä ja oletan että repertuaari vain laajenee. Luvanhaltijoiden joukossa on isännöintitoimistoja, ICT palveluyrityksiä, rakennusliikkeitä, siivousliikkeitä ja jopa tilitoimistoja. Tämän perusteella turvallisuusalan elinkeinoluvanvaraisia työtehtäviä tehdään siis hyvin monenlaisissa yrityksissä. Tämä kertonee siitä yleisestä suuntauksesta, jonka olemme nähneet jo hyvin monella toimialalla. Yrityksen on kehityttävä ja löydettävä myös uusia liiketointa-alueita, joilla täyttää asiakkaiden tarpeet ja toisaalta jättää pois niitä joissa ei menesty tai pysty panostamaan tarpeeksi. On hyvin ymmärrettävää, että esim. turvateknisten järjestelmien ylläpitotyöt kiinnostavat monia yrityksiä ja siten tarve täyttää lakisääteiset velvoitteet on tullut ajankohtaiseksi.

Tilaajan vastuulla on vaatia laatua

Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen ei kuitenkaan pidä olla se ainoa kriteeri, jolla palvelutuottaja valitaan. Palveluntuottajalta saa ja pitää vaatia osaamista ja valveutunut toimittaja pystyy sen myös osoittamaan.

Ei tarvitse olla ennustaja todetakseen, että aika monessa yrityksessä odotetaan viimeistään Joulupukilta sitä vastaavaa hoitajaa, jotta turvallisuusalan elinkeinolupahakemus saadaan sisään tämän vuoden puolella ja työt jatkuvat ensi vuonna kuten ennenkin.

Olen tylsä ja muistutan,  Joulupukkia ei ole olemassa.

Mitkä työtehtävät ovat elinkeinoluvanvaraisia?

Myönnetyt turvallisuusalan elinkeinoluvat

Miten ajankohtainen lakimuutos turvaurakoinnin luvanvaraisuudesta liittyy avainhallintaan?

Avaintenhallinnassa on elementtejä, jotka ovat turvallisuusalan elinkeinoluvan varaista toimintaa varsinkin silloin, kun puhumme avaintenhallinnan yhteydessä tapahtuvasta järjestelmää muuttavasta pääkäytöstä, ohjelmoinnista, tai lukituskaavio- ja sarjatietokäsittelystä.

Tilaajan vastuulla on varmistaa, että hän hankkii asiaan liittyvät palvelut luvanvaraiselta toimijalta. Tämä tulee tarkoittamaan muutosta sellaisilla toimijoilla, jotka ovat perinteisesti tehneet näitä tehtäviä, mutta eivät aio hakea asiaan elinkeinolupaa. Sellaisia ovat mm. isännöintitoimistot ja huoltoyhtiöt. He joutuvat pohtimaan minne siirtävät työtehtävät ja asialla alkaa olla jo kiire. Siirtymäkausi asian osalta päättyy vuoden 2018 lopussa.

Hyväksymistä edellyttävät turvasuojaustehtävät, eli mikä työ vaatii elinkeinoluvan?

Alla olevan taulukon on tarkoitus selkeyttää mitkä turvasuojaustehtävät ovat luvanvaraisia. Taulukkoon on koostettu mahdollisimman käytännönläheisiä esimerkkejä.

Laki yksityisistä turvallisuuspalveluista

LYTP 1.1.2017 voimaan tullut yksityisistä turvallisuuspalveluista annetun lain (1085/2015) kokonaisuudistus

  • Lakimuutoksen myötä, vartioimisliiketoiminnan lisäksi, ansiotarkoituksessa tapahtuva ja toimeksiantosopimukseen perustuva järjestyksenvalvojatoiminta sekä hyväksymistä edellyttävä turvasuojaustoiminta tuli luvanvaraiseksi (samalla tavalla kuin vartioimisliiketoiminta ollut tähän saakka)
  • Järjestyksenvalvoja- ja turvasuojaustoimintaa harjoittavien yritysten on haettava lain voimaantulosta 1.1.2017 lukien, kahden vuoden siirtymäaikana turvallisuusalan elinkeinolupaa Poliisihallituksen Turvallisuusalan valvonnalta, mikäli aikovat elinkeinotoimintaa jatkaa vielä vuoden 2018 jälkeen (hakemus oltava jätetty viimeistään 31.12.2018 mennessä) – saa tällöin jatkaa toimintaa, kunnes luvan myöntämistä koskeva asia ratkaistu

Hyväksymistä edellyttävä turvasuojaustehtävä (LYTP 2 § 15 kohta)

  • Sähköisten ja mekaanisten lukitusjärjestelmien, murtohälytysjärjestelmien ja kulunvalvontajärjestelmien asentaminen, korjaaminen tai muuttaminen niihin kuuluvaa kaapelointityötä lukuun ottamatta. esim. taulukko.

Tarkemmin hallituksen esityksessä 22/2014

  • Toiminnot, joiden suorittamisen yhteydessä saaduilla tiedoilla voitaisiin tyypillisesti vähintään helpottaa tunkeutumista toimeksiantajan tiloihin.

Lisätietoa; https://www.poliisi.fi/luvat/yksityinen_turvallisuusala

Aiheesta lisää>>

Miten sinun avaimet hallitaan? Teetko itse vai osatko palveluna ? Tarvitsetko apua avainhallinnan organisoimiseen? KeyCon auttaa, ota yhteyttä!

 

Avainhallinta kuntoon TOP 10

Muutamalla, melko yksinkertaisella asialla saat avainhallinnan kuntoon. Ensimmäinen ja viimeinen on niistä tärkein ja kaikki siinä välillä on vain työtä ja siihen löytyy tarvittaessa ammattilainen avuksi.

KeyCon avainhallinnan palaset kohdalleen

Avainhallinta kuntoon TOP 10

  1. Arvosta. astaatko avainhallinnasta mutta se ei oikeastaan kiinnosta sinua, eikä asia ei ole sinulle arvokas? Älä turhaan tuhlaa aikaasi tähän sen enempää. Et saa avainhallintaa kuntoon jos et ise arvosta sitä.
  2. Tunnista eri osa-alueet ja pilko toiminnot mitkä avainhallintaan liittyy.
  3. Edellytä kuria ja sitoutuneisuutta. Kun luot pelisääntöjä ja ohjeita, edellytä että niiden mukaan toimii kaikki. Myös johtaja sekä alihankkija ja myös poikkeustilanteissa.
  4. Selvitä roolisi GDPR:n osalta oletko henkilörekisterin osalta käsittelijä vai rekisterinpitäjä ja toteuta sen mukaiset velvoitteet.
  5. Pohjusta järjestelmän perusteet kuntoon. Hallinoitavan järjestelmän avaukset ja avainmäärät on suorassa suhteessa sen hallittavuuteen.
  6. Mahdollista tekijöille onnistuminen oikeilla työvälinevalinnoilla ja järkevillä prosesseilla.
    • Säilytys ja kuljetus
    • Työvälineet ja järjestelmä
    • Toimintaohjeet
    • Kirjaustapa
  7. Siivoa ja inventoi fyysiset varastot ja tietosisältö.  
  8. Sitouta avaimen vastaanottaja asianmukaisin velvoittein.
  9. Auditoi oma toiminta ja palveluntuottaja, sekä mahdollista kehitys.
  10. Toimi itse esimerkillisesti kaikissa niissä rooleissa joissa vaikutat avainhallintaan.

Avaimen saa vaikka Milla Magiana – ilman taikatemppuja

KeyCon Avaimen saa vaikka Milla Magia
Avaimet haltuun ilman taikatemppuja #avainhallinta

Totesin taannoin, ettei avainten käsittelyssä minua yllätä enää mikään. Nyt on kuitenkin peruttava puheeni, koska… Vanha sanonta “Virheistä oppii” on valitettavan totta myös turvallisuuspuutteisiin liittyen.

Voi kuinka toivoisinkaan ihmisten ottavan opikseen jo ennen turvallisuusasioiden kuviteellisten worst case scenarioiden luomista – saati niiden toteutumista!


Puhujanlahjoilla avaimet käteen

”Hei, tulin hakemaan As. Oy X:n yleisavainta. Olen sopinut isännöitsijän kanssa käyväni katselmuksessa kohteessa kameravalvonnan osalta. Saisinko myös kohteen pohjakuvat, kiitos!”  Rapinaa, näpyttelyjä, ehkä puhelu… ”Tässä, ole hyvä. Saisinko vielä allekirjoituksesi?”

 Joskus minulle on luovutettu avaimet työturvallisuuskorttiani vilauttamalla. Nohevimmat asiakaspalvelijat ovat huomauttaneet työturvallisuuskorttini olevan tilanteessa kelvoton, koska siinä ei ole omaa kuvaani. Seuraavaksi olen kaivanut esille yritykseni henkilökortin tai Valttikortin, jotka ovat toimineet kirjaimellisina avaimet käteen -ratkaisuina. Vaikka sähköisiä ja huomattavasti turvallisempia järjestelmiä olisi jo käytettävissä, allekirjoitukseni avaimista olen laittanut kerta toisensa jälkeen jonkun vanhan vihkon kulmaan. Homma on sitä myöten selvä. Helppoa kuin mikä!

Näinhän sen kuuluu mennäkin – vai kuuluuko sittenkään?

Olen useamman kerran saanut taloyhtiön yleisavaimen ilman virallista henkilöllisyystodistustani. Yrityksen henkilökortti, Valttikortti tai työturvallisuuskortti kun eivät sellaisia ole, vaikka ne huolestuttavan helposti läpi menevätkin. Olen kuitannut avaimia Iines Ankkana, Milla Magiana ja Matti Nykäsenä. Allekirjoitukseni on vastaanotettu vihkovanhuksen väliin mukisematta ja mikä pelottavinta, katsettakaan niihin suomatta. Olen ilmestynyt hakemaan avaimia kaikenlaisiin vaatteisiin aina jakkupuvusta pyöräilyasuun pukeutuneena. Havaintojeni perusteella helpoiten avaimet ovat tipahtaneet käteeni maalaria esittäessäni.

Valitettava tosiasia on se, ettei roolivaatteisiin verhoutuminen, parin maalitahran sipaisu sekä itsevarma esiintyminen ole vaikeaa myöskään epärehellisin aikein liikkeellä olevalle.

Jollain kierolla tavalla pidän erityisesti avainpalvelutilanteiden seuraamisesta eri kiinteistötoimistoissa ja huoltoyhtiöissä. Konkreettiset tilanteet ovat aidointa opetusmateriaalia. Olen todistanut useasti, miten esimerkiksi urakoitsijat kyykyttävät asiakaspalvelun kiinteistösihteereitä kiirehtimään ja vastaavasti valittavat, jos heiltä kysellään liian tarkkoja tietoja. Kiire ei ole syy oikaista tässäkään asiassa.

Avainhallinnan laatu tulee mitata

Valvokaa hyvät isännöitsijät, kiinteistöpäälliköt ja kiinteistöjen omistajat, miten omaisuuttanne käsitellään. Sopikaa selkeistä pelisäännöistä myös avainhallinnan osalta ja seuratkaa, että niitä noudatetaan. Varmistakaa, että palveluntuottajanne ylläpitävät avaimen arvoa.

Hyvä testi on pyytää kohteen vahvoista avaimista raportti, josta on käytävä ilmi ainakin seuraavat tiedot yleisavaimista ja/tai laajoin kulkuoikeuksin varustetuista kulkutunnisteista:

  • kuinka monta niitä on olemassa?
  • kenellä ne ovat hallussa? Vaadi aina sekä yrityksen että henkilön nimi!
  • milloin ne on annettu?
  • milloin avainlaina päättyy?

Kuinka selkeässä muodossa ja ripeästi saatte raportin, on jo hyvä avainhallinnan mittari.

Suosittelen tekemään tarkistuksia omaan ja palveluntuottajien toimintaan erityisesti sovittujen palvelusisältöjen osalta. Saatat huomata, että avainhallintaa on avattu tarkemmin huolestuttavan harvoin! Lue siitä lisää lisää aiemmasta kirjoituksestani.

Jos tarvitset ammattilaista avuksesi, KeyCon auttaa. 

 

Mirvan matka avaintenhallinnan asiantuntijaksi

Miten ihmeessä minusta tuli avainhaltija?  Rakkaudesta lukkohin se lähti …

CV kuva pienet kehykset”Olen aina ollut utelias ja halunnut tietää, että miten asiat toimivat. Lukkojen kanssa olen ollut tekemisissä 11 –vuotiaasta asti ja olen kasvanut toimialan muutoksen mukana lukkoalan tavarantoimittajasta avainhallinnan ammattilaiseksi. Historiastani johtuen katson asioita sekä toimittajan, asiakkaan ja kiinteistönomistajan näkökulmasta”

Mikko Sillanpää koosti asian mainiosti kirjoittaessaan tarinani. >>

Mistä saisin hyvän avainkuittausmallipohjan?

Eniten kysytty dokumentti on ehdottomasti hyvä avainkuittausmallipohja. Tälläkin viikolla olen jo saanut muutaman kyselyn mistä sellaisen saisi. Minä lähetän sellaisen mielelläni.

Hyvä että avaintenkäsittelijät tiedostavat, että pelkkä ”harakanvaraskuittaus” ei riitä. Hyvä avainhaltija kirjaa luovutustapahtumasta ylös paljon muitakin tärkeitä asioita kuin vastaanottajan nimikirjoituksen.

Avainluovutustapahtumassa kannattaa kirjata mm;

  • Luovuttajan ja vastaanottajan tarkat tiedot
  • Avaimen /avaimien tarkka yksilöinti
  • Millaisiin käyttöehtoisin ja vahingonkorvausvaatimuksiin vastaanottoja sitoutetaan jos avain katoaa
  • Milloin avaimen laina-aika päättyy
  • Mistä syytä tai kenen luvalla avain on luovutettu

Hyvä mallipohja löytyy Esim. KeyConin ja Kiinteistöalan kustannuksen tuottamasta Avainturvallisuus- verkkokurssi materiaalista. https://www.ekurssi.fi/kurssit/avainturvallisuus/

Käytitpä sitten sähköistä tai perinteistä kuittaustapaa, samat asiat on tärkeä kirjata ylös. Vaikka malli onkin ”perinteinen paperikuittaus” samat ohjeet on hyvä muistaa järjestelmäkirjauksissa.

Tarvittaessa voin myös lähettää sinulle kyseisen mallin. Laita viestiä niin saat sen paluupostissa.

Avainkuittauspohja Ekurssi KeyCon Turvallisuus on avainasia

 

Yleisimmät puutteet avainhallintaa tuottavissa organisaatioissa

Havaintojeni mukaan yleisimmät puutteet avainhallintaa tuottavissa organisaatioissa (isännöintitoimisto, lukkoliike, huoltoyhtiö, vartiointiliike, kunnan kiinteistötoimi jne.)on

1. Arvostuksen puute

  •  Avainhallintaa ei arvosteta, ei oteta tosissaan eikä haluta panostaa.
  •  Syytetään järjestelmiä kun ongelma on tekemisessä.

2. Vastuunrajaus

  •  Yritykset ja henkilöt eivät tiedosta vastuutaan ja toimitapojensa vaikutusta.
  • Osaamisen, koulutuksen, perehdytyksen puute.
  • Työvälineiden, toimitilojen ja kaluston puutteet.
  • Prosessia ei ole avattu, eikä sitä tuoteta systemaattisesti, tehtävää ei ole ns. pureskeltu. On vain ajauduttu toimimaan tietyllä tavalla, joka ei tue turvallisuutta eikä investoinnin elinkaarta.

3. Ajankäyttö

  • Tarkalle, täsmälliselle ja turvalliselle työlle ei anneta aikaa – nopeus ei ole hyve!
  • Avaimen käsittelyn arvo vrt. pankkitapahtuma.

4. Asiakas- ja henkilötietojen huolimaton käsittely

  • Passit, ajokortit, vuokrasopimukset, maksusitoumukset, lähetteet, kohdetiedot, avaimet, maksutiedot jne. käsitellään ja säilytetään miten sattuu

5. Huolimaton tai hoitamaton IT-turvallisuus

Onko sinun avainhallinta kunnossa? KeyCon auttaa. www.keycon.fi

Mistä tunnistat hyvän turvaurakoitsijan?

Turvaurakoinnista tuli elinkeinoluvanvaraista toimintaa 1.1.2017. Elinkeinoluvan vaativat myös katsastusliiketoiminta, alkoholin maahantuonti, lääkkeiden ja lääkevalmisteiden valmistus, maahantuonti, jakelu ja myynti, perintätoiminta, sähköasennukset ja sähkölaitteiden korjaus, vartiointi, ja niin edelleen.

Listaus on pitkä. Oletko pohtinut, miten luvanvaraisuus vaikuttaa käyttäytymiseesi kuluttajana tai palvelujen hankkijana?

Kun viranomainen valvoo yrityksen toimintaa, se luo tietyntyyppistä turvaa ostajalle ja antaa palveluntarjoajasta vakuuttavan kuvan, Riittääkö se sinulle vai vaikuttako ostopäätökseesi joku muukin asia? Uskallan väittää, että vaikuttaa. Tuskin päädyt valitsemaan katsastustoimipaikan tai apteekin sen perusteella, että sillä on elinkeinolupa, eikä viranomainen ole estänyt luvanvaraisten tuotteiden jakelua. Päätökseesi vaikuttaa moni muukin asia: sijainti, hinta, palvelu, henkilöstö, toimitilat, saatavuus ja niin edelleen.

Riittääkö ostajalle, että viranomainen valvoo turvaurakoitsijoiden toimintaa?

Luvanvaraisuuden puolesta on puhuttu turva-alan yritysten ja heidän etujärjestöjensä puolesta jo vuosia. Tavoite on ollut, että alan yritykset ja niiden työntekijät ovat luotettavaksi ja turvalliseksi todistettuja. Uuden lain myötä tämä toteutuukin. Mutta riittääkö se ostajalle? Minun mielestäni sen ei pidä riittää. Myös yrityksen toiminnan laadusta pitää varmistua, onhan kyse turvallisuudesta.

 

pexels-photo-842554.jpeg

Olemme tottuneet, että turvaurakointiin kuuluvia työtehtäviä tekevät mm. kiinteistönhoitoyhtiöt, vartioimisliikkeet, aulapalvelut ja kiinteistön omat käyttäjät, kuten kiinteistösihteerit ja isännöitsijät. Näillä tahoilla on ollut pääsy ja pääkäyttöoikeudet sellaisiin turvajärjestelmien ja kulkemisen tietoihin, joita väärinkäyttämällä voi saada aikaiseksi erittäin paljon vahinkoa. Näillä tahoilla ei kuitenkaan usein ole tarvittavaa koulutusta, työvälineitä tai ymmärrystä kokonaisuudesta, johon heidän toimenpiteensä vaikuttavat. Jos osaa esimerkiksi vain kopioimalla luoda kulkutunnisteen järjestelmässä, se ei vielä ole laadukasta turvajärjestelmän pääkäyttöä.

Mitä on laadukas turvaurakointi?

Turvaurakoinnin laadun takaamiseksi ei vielä valitettavasti riitä, että yritys täyttää lakisääteiset velvoitteet. Laatu riippuu monesta asiasta – lain noudattaminen on vain yksi niistä. Laadukas palveluntuottaja:

  • Noudattaa lakia
  • Kantaa vastuun
  • On ammattilainen tiedoiltaan, taidoiltaan ja toiminnoiltaan
  • Huomioi turvallisuuden koko liiketoiminnassaan
  • On avoin ja rehellinen
  • Toimii tuotteistetun tavan mukaan
  • Konsultoi asiakasta
  • Syventää asiakassuhteen kumppanuudeksi
  • Kehittää ja seuraa liiketoimintaansa
  • Kasvaa ja kehittyy asiakkaan kanssa

Elinkeinolupa tai turvasuojaajakortti eivät vielä näitä asioita takaa. Lain noudattaminen pakottaa tiettyihin koulutuksiin, mutta koulutusten opit täytyy myös viedä käytäntöön: niin yrityksen kuin jokaisen sen työntekijän tulee toimia lain oppien mukaan. Yrityksen laatu- eli johtamisjärjestelmän tulee kunnossa ja henkilöstöllä täytyy olla alan osaamista. Työvälineiden ja prosessien täytyy mahdollistaa lain mukainen ja ammattimainen toiminta.

Teknisten edellytysten lisäksi yrityksen johtamisen täytyy olla kunnossa. Avoimuutta, rehellisyyttä, vastuunkantoa ja kumppanuutta ei saa henkilöstöstä irti järjestelmillä tai koulutuksilla. Ne kumpuavat oikeanlaisesta yrityskulttuurista ja tyytyväisestä henkilöstöstä. Niitä ei Poliisihallitus mittaa – toiminnan laatu riippuu siis lopulta yrityksen johdosta ja sen suhteesta yrityksen työntekijöihin.

Näin kiteyttäisin itse luotettavan toimijan tunnusmerkit. Mihin asioihin sinä kiinnität huomiota turvatekniikkaa tai siihen liittyviä palveluita ostaessasi ja miksi? Jätä viestiä kommentteihin – kuulisin mielelläni näkemyksistäsi!

Turvaurakoinnin luvanvaraisuus. Mitä isännöitsijän tai kiinteistönomistajan olisi hyvä tietää?

Turvaurakointi vaatii elinkeinoluvan.  1.1.2017 voimaan astunut laki edellyttää, että lupaa haetaan 31.12.2018 mennessä, jotta turvaurakointitoimintaa voi jatkaa. Mitä turvaurakointitoiminta konkreettisesti on ja miksi siitä tuli luvanvaraista?

Turvaurakoinniksi luettavia työtehtäviä ovat mm.

  • lukkojen asentaminen
  • lukkojen sarjoittaminen – (vaihdetaan avainpesän haitat, jotta vanha avain ei sovi enää)
  • kulunhallintajärjestelmien  tai lukkojen ohjelmoinnin muutostyöt ns.  pääkäyttö
  • oven lukkorungon tai avainpesän vaihtaminen kts. lisää esimerkkejä taulukosta

Vihreä ovi ketjulla ja riippulukolla kiinni KeyCon kuvituskuva.jpg
Mikäli teet edellä mainittuja tehtäviä ansaintatarkoituksessa (et siis talkoilla tai omaan käyttöön), tarvitset elinkeinoluvan. Osa turvallisuusalan toimijoista on tarvinnut elinkeinoluvan jo aikaisemminkin tiettyihin turvallisuusalan tehtäviin, esimerkiksi järjestyksenvalvontaan tai vartiointiin. Nyt se tarvitaan myös turvaurakointiin.

Henkilörekisterit ja niihin liittyvät ajankohtaiset tarkennukset tuovat huomion myös turvatekniikan ylläpitoon

Ensisijainen tarve luvanvaraisuudelle oli, että alan yrityksissä työskentelevät henkilöt voidaan osoittaa luotettaviksi. Luotettavuuden on voinut aikaisemminkin osoittaa henkilökohtaisella turvasuojaajakortilla, mutta yrityksillä ei ole ollut laillista velvoitetta sen hankkimiseen työntekijöilleen. Jotkut tavarantoimittajat ovat tosin vaatineet korttia jälleenmyyjiltään jo ennen lakimuutosta.

Erityisesti kiinteistönhoito- ja isännöintialan toimijoille asia on uusi. Tapaan viikoittain isännöitsijöitä, kiinteistöpäälliköitä ja jopa turvallisuusvastaavia, jotka eivät ole edes kuulleet asiasta tai varsinkaan reagoineet siihen. Onneksi henkilörekisteriin liittyvien lakimuutosten vanavedessä on herätty jo ainakin joissain organisaatoissa pohtimaan tätäkin. Henkilörekisterit liittyvät vahvasti turvateknisten järjestelmien hallintaan ja siinä yhteydessä asia viimeistään tulee esille.

Elinkeinoluvan tuomat vaatimukset

Mitä elinkeinolupa sitten vaatii? Turvaurakointia tekevän yrityksen tulee täyttää tietyt velvoitteet toiminnassaan. Poliisihallitukselle on muun muassa raportoitava vuosittain luvanvaraisista työtehtävistä. Velvoitteiden täyttymisestä yrityksen toiminnassa vastaa asian vastuuhenkilöksi nimitetty vastaava hoitaja. Vastaavalla hoitajalla täytyy olla Turvallisuusvalvojan erikoisammattitutkinto (TVEAT) tai vastaava pätevyys. Hoitajalla on vastuu yrityksen harjoittamasta turvaurakointitoiminnasta, muun muassa yrityksessä turvaurakointia tekevien henkilöiden turvasuojaajakorttien voimassaolosta.

Turvaurakointialan yritykset hoitavat nyt pätevyyksiään kuntoon, jotta voivat nimetä vastaavan hoitajan ja saada elinkeinoluvan. Toimintojaan kehittävät myös kiinteistöalan toimijat, joita ei ehkä odotettu turvaurakoinnin puolelle kilpailijaksi. Osa yrityksistä miettii, haluavatko ne siirtyä tälle liiketoiminta-alueelle vai ostaisivatko toiminnan palveluna kumppanilta. Hyvä kysymys.

Mieti, kannattaako sinun panostaa asiaan omassa organisaatiossasi vai ostatko turvaurakoinnin palveluna. Jos päätät ostaa tämän palveluna, luo hyvä kumppanuussuhde sellaisen toimijan kanssa, jolla elinkeinolupa ja toiminnan laatu ovat kunnossa. Seuraavassa blogissani  on vinkkejä luotettavan kumppanin valintaan.

11.6.18 Lisätty taulukko jossa esimerkkejä työtehtävien luvanvaraisuudesta

Mikä tehtävä vaatii elinkeinoluvan taulukko

Lataa taulukko tästä. 

Tarkemmin aiheesta >>

Rusinoita pullapitkosta – mitä avainhallinta merkitsee sinulle?

Olen kysynyt eri toimijoilta, mitä avainhallinta tarkoittaa heille. Alla on kooste mielestäni parhaimmista vastauksista. Huonoista en nyt edes halua kertoa, ehkä myöhemmin.  Tässä kuitenkin rusinoita pullapitkosta 🙂

Asukas

Minulle asukkaana on tärkeää tietää, että huoneistooni ja asunto-osakeyhtiöni yleisiin tiloihin pääsevät vai ne henkilöt, joilla on sinne oikeus ja asiaa kulkea.

Tiedän, että huoneistooni sopii oman avaimeni lisäksi yleisavain ja kiinteistönhoitoyhtiön edustaja tai isännöitsijä käyttää sitä vain erityisestä syystä. Yleisavain on myös turvanani silloin, kun olen unohtanut avaimen kotiin. Huoltoyhtiön edustaja tarkistaa talonkirjasta huoneistossa asuvat henkilöt ja päästää tarpeen mukaan huoneistoon. Jos talonkirjassa ei ole tietoa asuntoon pyrkivästä, ei huoneistoon ole lupaa päästää kyseistä henkilöä.

Kiinteistön käyttäjä, kuten yrittäjä tai työntekijä

Työpaikkani sijaitsee liikekiinteistössä, jossa on useita käyttäjiä. Kaikilla yrityksillä on omat tilat ja niiden lisäksi käytössämme on kiinteistön yhteisiä tiloja. Hyvä avainhallinta ja tarkoituksenmukaiset kulkualuemääritykset varmistavat, että työskentely ja toimiminen on vaivatonta ja turvallista. Automaattiset ohjaukset huolehtivat, että esimerkiksi yhteistilojen kulkuovet menevät lukkoon virka-ajan ulkopuolella, minkä jälkeen kulkeminen tapahtuu vain avaimilla. Kiinteistön edustaja varmistaa, että kiinteistössä toimivilla yrityksillä on tarvittava määrä avaimia, sekä toteuttaa muutokset mm. muuttojen yhteydessä.

Kiinteistönhoito ja siivous

 Kiinteistönhoitajana ja siivoojana minulla on usein vastuullani useiden kohteiden avaimia. Tiedostan hyvän avainhallinnan käytännöt ja huolehdin avaimista tarkasti.

Yrityksessäni on käytössä toimintatavat, joilla minimoidaan avainhallintaan liittyviä riskejä. Tällaisesta esimerkkinä on avainten kuljettaminen mukana. Yksittäisellä työntekijällä on työvuoronsa aikana mahdollisimman vähän kohteiden avaimia mukanaan.

Avaimia säilytetään määräysten mukaisesti ja avaimet noudetaan säilytyspisteestä käyttöön vain tarpeen mukaan. Avaimet ovat aina kiinnitettynä niiden haltijaan, eikä niitä viedä koskaan työvuoron päätteeksi kotiin, ellei siellä ole niitä varten asiallista säilytyspaikkaa.

Vartiointiliike

Vartiointiliikkeenä meillä on säilytyksessä runsaasti asiakkaiden avaimia. Avaimia käytetään kohdekierroksilla sekä hälytystehtävissä. Hyvällä avainhallinnalla varmistamme, että päivystäjällä on aina käytössään ja turvallisesti saatavilla kulloinkin tarvittavat avaimet.

Raportoimme asiakkaille säännöllisesti vartiointisopimuksen mukaiset tapahtumailmoitukset, sekä mm. avaimien käytön. Asiakkaan tulee tietää, mitä tarkoitusta varten hänen kohteidensa avaimia on käytetty ja mitä tiloissa on tehty. Tyypillinen avaimen käyttötilanne on normaaleihin rutiineihin kuuluva tarkistus, mutta satunnaisesti myös vaikkapa oven avaaminen. Näissä tapauksissa kulkuoikeuden varmistaminen tulee tehdä huolellisesti.

Yksittäisen henkilön oikeutta kohteessa kulkemiseen voi olla joskus hankala selvittää. Tällaisissa tilanteissa tavoitellaan yleensä asiakkaan turvallisuusvastaavaa, joka tapauksen kuvauksen perusteella tekee päätöksen, miten toimitaan. Erityisesti yrityskohteissa kulkuluvan varmistaminen on usein haastavaa.

 Lukkoliike

 Meille lukkoliikkeenä avainhallinta on moniselitteinen asia. Tuotamme aktiivisesti avainhallintapalvelua, jossa vastaamme asiakaskohteen koko avainkirjanpidosta: luovutuksista, palautuksista ja määräaikaisten avainlainojen seurannasta. Kuitenkin  suurin osa  lukkoliikkeistä tekee käytännössä vain avainhallintaan liittyvää tavaratoimitusta, kuten lisäavaintilauksia ja sarjanmuutostöitä. Näissä työtehtävissä avainluovutukset ja toimitukset kuuluvat toimitusprosessiin, mutta tehtävät eivät vielä ole varsinaista avainhallintaa.

Näkisin, että tulevaisuudessa lukkoliike on yhä suuremmassa palveluntuottajan roolissa – myös sellaisissa avainhallinnan tapahtumissa, joissa ei varsinaisesti ole tuotetilausta. Valvotaan esimerkiksi vaikkapa avainvaihtoja asukkaiden kesken. Tällaisissa tapauksissa avainhallintapalvelun sisällön tarkennus on todella tärkeää.

Isännöitsijä

 Isännöitsijänä olen viime kädessä vastuussa kohteiden avainhallinnasta. Hyvin usein sisällytän avainhallinnan tuottamisen johonkin toiseen palvelusopimukseen, kuten kiinteistönhoidon tai lukkoliiketoimintojen oheen.

Vertaillessani eri vaihtoehtoja pyrin huomioimaan, mikä toimija tuottaa palvelua laadukkaimmin ja on kohteen käyttäjille kaikkein käytännöllisin. Asukkaat arvostavat sitä, kun heidän ei tarvitse avaintoimintojen vuoksi asioida syrjässä sijaitsevassa avaintoimipisteessä, tai että lisäavainten kustannukset eivät ole heille kohtuuttoman suuria. Yrityksemme auditoi säännöllisesti avainhallintapalvelun tuottajat ja valvomme erityisesti, että turvallisuusohjeistukset on huomioitu käytännössä.

Kiinteistön ulkopuoliset toimijat, kuten teleyhtiöiden asentajat

Teleliikenneasentajana työtehtäviini kuuluu asiointi useiden eri kiinteistöjen teletiloissa. Kun avainhallinta on kunnossa, minulla on joustavasti käytössäni reittiavain, jonka saan haltuuni omalla avaimellani kohteen avainsäiliöstä. Tällainen avainsäilö – kansankielellä putkilukko – sijaitsee kiinteistön julkisivussa. Suoritettuani työtehtävän, palautan avaimen säilöön. Kun kiinteistön kulkureitti ja suojaus teletilaan on suunniteltu asianmukaisesti, on teletilan valvonta tarvittavalla tasolla. Suomessa on käytössä teleyhtiöiden yhdessä sopima KTL1e-järjestelmä, jonka tarkoitus on taata teletilojen suojaus asianmukaisella tavalla. 

Vaatiiko avainhallinta elinkeinoluvan?

Turvasuojaustoiminta – mitkä työt ovat turvasuojaustehtäviä ja edellyttävät elinkeinolupaa?

Mitä lakimuutos tarkoittaa käytännössä avainhallinnan osalta?

 Viranomaisen hyväksyntää vaativa turvasuojaustehtävä tarkoittaa sähköisiin ja mekaanisiin lukitus-, murtohälytys- sekä kulunvalvontajärjestelmiin liittyviä töitä. Töihin luetaan kyseisten järjestelmien asennus, korjaus sekä muutostyöt, lukuun ottamatta kaapelitöitä. Lakia voidaan tulkita niin, että se ei käytännössä koske fyysisten avainten luovuttamista toiselle henkilölle.

Avainten luovuttaminen ei ole turvasuojaustehtävä, mutta heti kun puhumme ovella tai etänä tapahtuvasta lukituksen muutostyöstä, toimenpide on käytännössä turvasuojaustehtävä, mutta ei kuitenkaan vaadi viranomaisen hyväksyntää – Selkeää?  Ei minusta ainakaan.

Alan etujärjestöt ovat tehneet ansiokkaasti töitä, että turvasuojaus nostettaisiin sille kuuluvaan arvoon ja asemaan, mutta asian suhteen on vielä tarkennettavaa. Miten tärkeiksi määrittelet esimerkiksi seuraavat turvasuojaustehtävät:

  • Sarjanmuutos ja siihen liittyvät toimenpiteet, kuten sarjatiedon käsittely, haittalevyjen muutos ja siihen liittyvät asennustyöt
  • Lukoston tunnus- ja mastertietojen käsittely (sellaisten tietojen käsittely, joilla on mahdollista tehdä muutostöitä lukostoon)
  • Lukon ja avaimien ohjelmointityöt (elektromekaaninen lukitus)
  • Kulunvalvontajärjestelmien pääkäyttötehtävät, kuten uuden tunnisteen luonti, kulkualueen määrittely, kulkuraportin tuottaminen jne.

Suora tulkinta on, että yllä olevat eivät ole asentamista, eikä niiden tekeminen vaadi erityistä lupaa.

Miettikäämme asiaa sellaisen henkilön kannalta, joka käyttäisi työtehtävissään saamiaan tietoja väärin. Kummalla taidolla olisi mahdollista tehdä enemmän vahinkoa, avainpesän ruuvaustaidolla vai sillä, että järjestelmän käyttäjänä kykenee helposti ohjelmoimaan itselleen yleisavaimen tai kaksi?

Nykyisen lain tulkinnan mukaan, työ jossa tarvitaan ruuvimeisseliä vaatii elinkeinolupaa ja sen mukaisia pätevyyksiä, kun taas järjestelmän käyttö ei niitä vaatisi.

Arvoisa turvateknisten järjestelmien tilaaja ja käyttäjä. Laki ei vaadi, mutta mitä sinä vaadit?

12.5.18 kirjoittajan huom:  Tähän on myöhemmin tullut tarkennuksia ja järjestelmää muuttava pääkäyttötyö luetaan luvanvaraiseksi turvaurakointitehtäväksi, jos sitä tehdään ansaintatarkoitouksessa. Lue lisää >>

Peter kadotti yleisavaimen

Peter on opiskelija, joka rahoittaa opintonsa työskentelemällä siivoojana.

Työkavereiden kanssa hän puhuu englantia, venäjää ja viroa, sekä harjoittelee myös puolan ja ranskan alkeita. Peter opiskelee kieliä ja pitää kansainvälistä työyhteisöä rikkautena.

Työkaverit vaihtuvat usein ja Peter onkin siinä mielessä harvinaisuus: hän on ollut samassa työpaikassa jo useamman vuoden. Peterin toimenkuvaan kuuluu asuinkerrostalojen viikkosiivous, mutta satunnaisesti hänet siirretään työskentelemään myös toimisto- tai teollisuuskohteisiin.

Peter on erittäin tunnollinen ja tarkka. Hänen esimiehensä onkin kiittänyt häntä siitä usein. Peter on se, joka ilmoittaa siivouskomeron vuotavasta hanasta tai avoimeksi jääneestä ovesta. Huolellisuudesta huolimatta eräs katastrofaalinen tapaus sattui viime viikolla: Peter huomasi työkohteensa avaimien kadonneen työvuoron aikana!

Peter oli tullut avaimilla kohteeseen, ottanut siivousvälineet varastosta ja lähtenyt kierrokselle. Jossain vaiheessa kulkiessaan kellarista toiseen, hän ei enää löytänytkään avaimia mistään. Eräs asukas saapui paikalle ja hänen kanssaan Peter pääsi kulkemaan kaikissa yleisissä kellaritiloissa, mutta ei löytänyt avaimiaan. Kylmä hiki hiipi Peterin otsalle – miten palautan siivousvälineet ja miten saan varastosta omat tavarani?

Asukkaan avain ei käynyt siivouskomeron oveen, eikä kuulukaan käydä. Nopean etsimisen jälkeen Peter soitti heti esimiehelleen ja kertoi tilanteen. Esimies pyysi Peteriä pysymään paikan päällä ja havainnoimaan tilojen käyttäjiä, kunnes hän itse pääsee kohteeseen.

Siivoustyön esimies saapui paikalle samoihin aikoihin huoltomiehen kanssa. Huoltomies oli tarkistanut kiinteistön toimintaohjeet ja ilmoitti, että ovet joihin Peterin hallussa olevat avaimet sopi, sarjoitetaan uudelleen mahdollisimman pian. Siihen asti kiinteistö olisi tehostetun valvonnan piirissä.

Peter hoiti työtehtävänsä kohteessa loppuun ja suuntasi seuraavaan paikkaan. Bussimatkalla asia vaivasi kovasti ja Peter googlasi “yleisavain kadonnut” – hän järkyttyi lukemastaan!

Peter ymmärsi virheensä olevan kallis: pomo voi suuttua, hän voi menettää työpaikkansa ja voi joutua maksamaan vahingosta aiheutuneet kulut.

Peter odotti kauhulla esimiehen puhelua. Hänen pelkonsa oli kuitenkin turha, sillä esimies ei onneksi ollut vihainen, varmisti vain, miten hän oli säilyttänyt avaimia. Peter kertoi niiden olleen ketjussa vyölenkissä, kuten oli ohjeistettu.

Avainten häviäminen on täysi mysteeri. Esimies kertoo Peterille, että uudelleensarjoitus tulee yrityksen maksettavaksi, mutta vakuutusyhtiö korvaa vahingon. Suurempi vahinko olisi ollut se, että hän ei olisi ilmoittanut asiasta ajoissa. Jos hänen avaimillaan olisi tehty kiinteistössä vahinkoa tai anastettu omaisuutta, olisivat vahingot voineet olla moninkertaiset.

Tunnollisena ja nopeana Peterille tuli ensimmäisenä mieleen esimies eikä Google-haku. Entä jos Peter olisikin toiminut toisessa järjestyksessä, olisiko hän sen jälkeen uskaltanut ilmoittaa avaimesta esimiehelle, vai olisiko hän harkinnut vahingon peittelyä?

Peter kertoo tapauksesta myöhemmin puolalaiselle työkaverilleen. Puolalainen onkin aina ihmetellyt, miten vähän täällä Suomessa tarvitaan avaimia saman kiinteistön sisällä. Yksi avain toimii monessa ovessa – uskomatonta!

Peterin nimi on muutettu, mutta tarina on tosi. Tällä kertaa sillä on onnellinen loppu, mutta se olisi voinut päättyä toisinkin. Henkilöstön  ja palveluntuottajien  määrän lisääntyessä myös inhimillisen virheen mahdollisuus kasvaa ja eri kulttuurien kohdatessa on ensiluokkaisen tärkeää, että toimintaohjeet virheen sattuessa ovat kaikille selvät.

Millainen avainhaltija sinä olet?

Avainhallinnan Konmari

Avainhallinnan käytännön uudelleenjärjestelyt on usein hankala toteuttaa oman työn ohessa. Työtä tekevillä tai sitä johtavilla voi olla tunne, että asialle pitäisi tehdä jotain, mutta on vaikea edes aloittaa.

Käytännön avainhallinnan tehtävät voivat aiheuttaa päänvaivaa esim. kun työtehtävää aikaisemmin hoitanut henkilö poistuu palveluksesta tai toimintoja yhdistetään organisaation sisällä. Uudelleenjärjestelyt voi olla hankala toteuttaa oman työn ohessa.

Lukostokansioita, vapaita avaimia ja kuittauskirjanpitoa on runsaasti vuosien varrelta. Miten saada kokonaisuus haltuun niin, että aidosti tietäisi mitä missäkin on, mitä pitää säästää, millä työvälineellä hallinnoida ja vieläpä kuka tämän kaiken tekisi?

Anna ammattilaisen auttaa.

Haltija havainnoi…

Olipa kerran… vai miten ne tarinat alkoivatkaan?  Olisiko aloitus sopivampi satuun kuin tosielämään, ehkä. Jälkimmäisestä on kuitenkin kyse,  vaikka turvallisuuden näkökulmasta toivoisin tämäkin tarinan olevan satua.

Kerron tarinan muunnelluin tapahtumapaikoin ja henkilöin, heitä suojatakseni,  mutta kaikki muu on täysin totta ja voisinko jopa sanoa että arkipäivää.

Veikko Hiljanen on tunnollinen kunnossapitotyötekijä metalliteollisuuden tehtaalla. Hän oli tullut yritykseen töihin jo  vuosia sitten. Hänen toimenkuvaan kuuluun tehdaskiinteistön huolto- ja ylläpitotyöt. Aikojen saatossa Veikon vastuulle oli myös langennut avaimien jako. Jossain vaiheessa tehtaalle on hankittu työajanseurantajärjestelmä, jonka vanavedessä myös muutama ovi lisättiin kulunvalvonnan piiriin. Olihan se työntekijöillekin kätevää kun ovista pystyi kulkemaan samalla kortilla, mitä sitten piti näyttää  kellokorttimasinalle.

Veikko muistaa hyvin, että silloin kun taloon pääsi vain mekaanisilla avaimilla, avainluovutuksia  oli runsaasti enemmän. Nykyisin kulkortit luovuttaa henkilöstöhallinto ja Veikon ei siihen tarvitse puuttua. Silloin harvoin, kun jotain pitää luovuttaa, Veikko ottaa kuittauksen lukituskansioon.

Tehtaanjohtaja tuli tässä muutama päivä sitten kyselemään Veikolta, että kenellä kaikilla tiloihin on avain.  Veikko vastasi että kaikilla sellaisilla, joille herra johtaja sen on pyytänyt antamaan. Johtajan poissa-olessa myös sihteerin lupa on riittänyt.

Johtaja kysyi pian lisää; Mitenkäs sitten ne jotka meiltä on lähteneet? Veikko tunsi jo hien ja punoituksen nousevan kasvoille. Niin, sitä hänkin oli joskus miettinyt. Totta kai sitä kuuli aina kun joku oli poistunut palveluksesta, vuosikymmen sitten vielä muisti ne kasvoiltakin, mutta nyt ei enää tahdo muistaa. Veikko ei ole kokenut että hänen pitäisi lähteneiden omaisuuden perään kysellä – eikös se ole niiden esimiesten tehtävä?

Perinteinen tilanne; minä luulin että sinä hoidat…

Huonosti hoidettu avainhallinta on kasa olettamuksia. Vastuut, velvollisuudet ja toimitavat ajatutuvat tietylle tasolle aikojen saatossa ja usein niitä ryhdytään kyseenalaistamaan vasta kun jotain tapahtuu.

Hyvin hoidettu avainhallinta on…

Lue loppuun

Avainhallinta, yksi sana – monta merkitystä

Kysyn usein eri tilanteissa- Mitä on avainhallinta? Saan paljon erilaisia vastauksia.

Vastaajina on kiinteistösihteereitä, huoltomiehiä, isännöitsijöitä, kiinteistömanagereja, turvallisuuspäälliköitä, yrittäjiä, opiskelijoita…

Olen vuosia koonnut listausta vastauksista.

Melko valistunut vastaus on ” Se on sitä että tiedetään missä mikäkin avain on…”

Kun esitän jatkokysymyksen, että miten se varmistetaan, että tiedetään, tulee seuraavanlaisia vastauksia;

  • Me ollaan hyvin tarkkoja kenelle avaimia annetaan…
  • Sillä, että ne mapit on siellä ja ne hoitaa….
  • Olen ulkoistanut sen …
  • Pääkäytön kauttahan ne kirjataan…
  • Meillä on vihkokirjanpito ja kuittauslappujen säilytystä…
  • Tilaan työn aina saman lukkoliikkeen kautta, eikös ne siellä tiedä missä mikäkin on ?
  • Lukkoliikkeeni / huoltoyhtiöni hoitaa ne…
  • Mä tiedän kenelle mä olen ne antanut….

Viimeisin vastaus edellisistä on ehdottomasti suosikkini.

No entäpä sitten vastaukset sellaisilta henkilöiltä tai tahoilta, joilta hankitaan avainhallintapalveluja. Lukkoliikkeet, turva-alan yritykset ja huoltoyhtiöt. He ovat vastanneet mm. näin;

  • Ne tilaa aina meiltä lisäavaimet ja sarjanmuutokset …
  • Meillä on asiakkaiden kansioita …
  • Meillä on asiakkaiden avaimia …
  • Ne hakevat uudet avaimet meiltä ja me otetaan vastaan kun tulee palautuksia…
  • Me avaamme oven kun asukas on unohtanut oman avaimensa kotiin..

Vastauksista jo huomaa, että yhdellä sanalla on monta eri merkitystä, riippuen keneltä kysyy. Mitään tieteellistä käsitettä sanalle ei ole olemassakaan.  Siksi onkin tärkeää että varsinkin palvelun ostaja tarkentaa, mitä palvelua hän saa, kun hankkii avainhallintaa.

Kun puhutaan avainhallinnasta, saatetaan tarkoittaa lisäavainten ja sarjoitusten toimitusta ilman mitään sen kummempaa avainhallintapalvelua. Vastaavasti avainhallinta voi olla täydellistä avainten- ja turvallisuusjärjestelmien kokonaisvaltaista hallintaa jossa palvelu todella on mietitty sitä toteuttavan tahon kanssa.

Avainhallintapalvelua

Mikäli yrityksen palveluvalikoimaan kuuluu avainhallinta, on tärkeä myös avata asiakkaalle sen sisältö. Mitä ja miten todella tehdään kun hallinnoidaan avaimia?

Yllätykseksi voi osoittautua, että avainten hallinnointi perustuu vihkokirjanpitoon ja käsikuittauksiin. On ajauduttu ajan saatossa toimitapoihin, joista ei sen tarkemmin ole mietitty.

Tapaan usein ihmisiä jotka ovat saaneet avainhallinnan muiden hommien lisäksi hoidettavakseen, ilman että on saanut sen tekemiseen mitään koulutusta tai perehdytystä.   Avainten säilytystä ei ole myöskään tarkemmin mietitty. Ns. järjestelmä voi olla sellainen että jos jostain häviäisi  tai ei palautettaisi, niin kukaan ei edes huomaisi asiaa.

Apua ja osaamista miten avainhallinta tehdään ammattimaisesti. #avainhallinta

Lue loppuun